Notion: el aliado digital para gestionar proyectos educativos con eficacia

Notion se ha convertido en una herramienta clave en el ámbito educativo, especialmente para la gestión de proyectos escolares, universitarios y multidisciplinarios. Su flexibilidad permite a docentes, estudiantes y colaboradores crear espacios de trabajo personalizados, donde se puede organizar desde el cronograma del proyecto hasta el seguimiento de tareas y entregables. Esta herramienta no solo organiza, sino que potencia el aprendizaje y la gestión eficiente de proyectos educativos.

José Camilo Tapia, docente de la carrera de Ingeniería de Sistemas en la Universidad Franz Tamayo, Unifranz, afirma que el acceso a aplicaciones con inteligencia artificial gratuita está transformando profundamente la vida cotidiana. En el ámbito educativo, destaca que la IA se ha convertido en una herramienta poderosa para gestionar y desarrollar proyectos de forma más eficiente e innovadora.

“Para la organización de tareas y horarios, todos utilizan aplicaciones con IA para priorizar actividades y sugerir fechas óptimas de cumplimiento. Notion IA va más allá, ayudando (por ejemplo) a estructurar proyectos educativos complejos, o generando resúmenes automáticos de documentos”, destaca Tapia.

Notion es una herramienta versátil de productividad y organización que se ha popularizado en entornos educativos por su capacidad para gestionar proyectos, tomar notas, colaborar en equipo y centralizar recursos.

Cómo empezar con Notion

Notion es una herramienta digital ideal para comenzar a organizar proyectos educativos desde cero, ya sea docente, estudiante o parte del equipo de coordinación académica. Lo primero es crear una cuenta gratuita y abrir un nuevo espacio de trabajo. Desde allí, el siguiente paso es empezar una página en blanco, o utilizar plantillas prediseñadas para la planificación académica, gestión de tareas del proyecto o cronogramas. 

Un informe de Notion Help Center (del año 2025), sostiene que Notion, para uso educativo a través de un plan gratuito (Education Plus) para estudiantes y docentes, permite gestionar proyectos con bases de datos ilimitadas y colaborar sin restricciones. Además, permite la accesibilidad y la sincronización en múltiples dispositivos (web, móvil, escritorio) convirtiéndola en una herramienta viable para entornos educativos con recursos limitados. 

Funciona como un lienzo digital, donde se puede escribir, insertar listas de tareas, cargar archivos, y vincular páginas entre sí, todo en un solo lugar.

Cómo implementar Notion en un proyecto educativo

Para gestionar un proyecto educativo, por ejemplo, se puede crear una base de datos con el nombre del proyecto, sus objetivos, responsables, fechas clave, recursos y entregables. Además, visualizar esta información como una tabla o un calendario, y añadir filtros para optimizar la organización. Existe un apartado para invitar a otros colaboradores para que “editen” o “comenten”, lo que facilita el trabajo en equipo y el seguimiento en tiempo real. Los pasos prácticos a seguir son:

• Crear un espacio de trabajo, para un entorno exclusivo para los proyectos educativos.
• Crear una nueva página para el proyecto, Clic en “+ Nueva página” y se puede asígnar un nombre del proyecto. Además, se puede elegir una plantilla según las necesidades del proyecto y personalizarlas. o empezar en blanco.
• Definir los objetivos del proyecto, Agregar una sección para escribir los objetivos generales y específicos del proyecto. Esto servirá como guía para todo el equipo.
• Diseño de una tabla o base de datos, para gestionar tareas a través de columnas con nombre de actividad, responsable, fecha límite, estado, y recursos adjuntos.
• Agregar un cronograma con calendario, ideal para visualizar tiempos de entrega, reuniones, etapas del proyecto o eventos clave.
• Crear secciones para cada fase del proyecto, permite organizar los módulos o fases como: investigación, planificación, ejecución, evaluación.
• Asignar tareas y roles, se puede etiquetar a cada persona y asignar tareas al equipo de colaboradores en Notion.
• Adjuntar recursos educativos, permite subir o enlazar archivos como: lecturas, videos, enlaces a sitios web, rúbricas, formatos de entrega, entre otros materiales necesarios.
• Activa recordatorios y fechas límite, para que los miembros del equipo reciban alertas de entregas y reuniones importantes.
• Seguimiento y actualización del progreso, permite actualizar el estado de cada tarea como: pendientes, en proceso y finalizado.

Una de las grandes ventajas de Notion es su flexibilidad. Se puede diseñar desde un simple plan de clase, hasta un proyecto interdisciplinario completo, todo con bloques de contenido modulares. Puedes incluir enlaces a lecturas, videos, rúbricas de evaluación, y usar etiquetas para clasificar la información.

Por otro lado, permite a docentes y estudiantes organizar tareas, crear wikis (sitio web) colaborativas y gestionar proyectos educativos de manera centralizada. Su flexibilidad fomenta la autonomía y la competencia digital, alineándose con metodologías como el aprendizaje basado en proyectos (ABP).

Es ideal para entornos donde se requiere colaboración en tiempo real y organización de recursos digitales, especialmente en educación primaria, secundaria y superior.

“Cada vez más usuarios recurren a estas herramientas para resolver tareas que antes requerían más tiempo, esfuerzo o incluso conocimientos especializados”, destaca Tapia.

En 2021, un estudio: "AI and Education: Guidance for Policy Makers" de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (Unesco), sostiene que la IA puede mejorar la personalización del aprendizaje, reducir la carga administrativa de los docentes y aumentar el acceso a la educación en regiones desfavorecidas. 

El funcionamiento de IA en Notion, la convierte en una herramienta ideal para proyectos educativos, porque combina organización, colaboración y personalización en un solo espacio. Estudios y ejemplos demuestran que mejora la productividad, fomenta la autonomía y facilita la gestión de recursos en el aula. Desde proyectos sencillos para primaria hasta bases de datos para universidades, Notion se adapta a diversos niveles y necesidades.